Archivace dokumentů

Ať už jste právnická osoba, vlastníte firmu nebo podnikáte, máte ze zákona povinnost archivovat mnoho druhů dokumentů. Archivační lhůta se liší s ohledem na typ konkrétního dokladu a pohybuje se od 3 do 30 let.

Poradíme vám, jak správně a efektivně skladovat cenné či zákonem stanovené dokumenty. Zjistěte, s jakými pomůckami ve vašem archivu zatočíte s chaosem.

Elektronická versus fyzická archivace

Zákon umožňuje vést tištěnou, elektronickou i smíšenou formu. Nezapomeňte, že elektronická archivace vyžaduje mnohem víc než jen uložení dokumentů v počítači. Všechny listiny je třeba opatřit elektronickým podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem, jehož platnost je jen 5 let a následně musíte vše virtuálně přerazítkovat. Musíte také splnit podmínku čitelnosti a zvolit vhodný formát uložení.

Přes stále větší digitalizaci zůstává nejoblíbenější formou archivace dokumentů v tištěné podobě. Stačí mít dostatek místa, zvolit vhodné pomůcky a vše dobře označit.

Efektivní skladování fyzických dokumentů

Ke skladování dokumentů se nejčastěji používají archivační krabice, do kterých se vkládají pákové pořadače nebo úložné boxy. Mají praktické klopové víko pro snadný přístup i ochranu obsahu a snadno se popisují.

• Úložný archivační box je ideální pro úschovu veškeré kancelářské dokumentace, prospektů, sešitů či tiskovin ve formátu A4. Lze ho skladovat v horizontální i vertikální poloze – díky kruhovému úchytu a popisnému poli na čelní straně.

• Univerzálním pomocníkem při skladování všeho druhu jsou cenově výhodné multifunkční krabice s víkem. Jsou ideální pro archivaci pořadačů (kapacita pro 7 kusů), složek, knih či prospektů.

Pomůcky pro přehlednou archivaci

Základní podmínkou každého archivu je pořádek a přehlednost. S pomůckami z RAJA e-shopu snadno potřebné dokumenty roztřídíte a vždy rychle najdete.

• Archivační spony – ideální, pokud nechcete archivovat celé šanony, ale pouze papíry.
• Barevné kartonové rozlišovače – spolehlivě oddělí dokumenty v pořadačích a lze je snadno opatřit individuálním popiskem.
• Pákové pořadače – jsou velice odolné, vybaveny hřbetním otvorem pro snadnou manipulaci a vyměnitelným štítkem.

Nepodceňte správnou likvidaci

Pokud uplyne skartační lhůta archivovaných dokumentů, ověřte si, zda nepotřebujete povolení ke skartaci. Nedoporučujeme dokumenty pálit, protože spálení nebývá často dokonalé. V moderní době citlivých dat a údajů je nejbezpečnější metodou likvidace skartování.

Vyberte si vhodnou skartovačku z naší nabídky. A nezapomeňte na to, že čím citlivější data, tím menší by měly být kousky skartovaného papíru.