Archivace písemných dokumentů

Firmy, podnikatelé a právnické osoby musí ze zákona archivovat mnoho dokumentů. S ohledem na jejich druh se liší i délka jejich skladování, která se pohybuje od 3 až do 30 let.

Zjistěte, jak splnit zákonem dané povinnosti a udržet si v dokumentech a listinách pořádek. Prakticky, efektivně a přehledně po mnoho let.

Kdo je povinen ze zákona archivovat dokumenty

1. Zaměstnavatelé. Jsou povinni vést potřebné záznamy o svých zaměstnancích.
2. Účetní jednotky. Jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví.
3. Osoby povinné k dani (plátci DPH). Jsou povinny uchovávat všechny doklady, které slouží pro stanovení daně.
4. Podnikatelé, kteří vedou daňovou evidenci. Měli by archivovat faktury přijaté i vydané, příjmové pokladní doklady, bankovní výpisy, příjemky, výdejky a výplatní listiny.

Zákon o archivaci dokumentů ukládá zajistit dokumenty po jasně stanovený čas v tištěné, elektronické či smíšené formě. Ale pozor! Pro archivaci dokumentů v elektronické verzi je nestačí jen oskenovat a nahrát do počítače. Je nutný elektronický podpis, časové razítko a vhodné formátování. I proto je stále nejoblíbenější a nejpoužívanější formou archivace v tištěné podobě.

Uchovávejte dokumenty přehledně a efektivně

Zásadním aspektem při archivaci je přehlednost. Jelikož archivace účetních dokladů je otázkou několika let, každoročně se zvyšují nároky na jejich organizaci tak, aby v případě potřeby bylo možné požadovaný záznam rychle vyhledat.

Archivační boxy a krabice

K nejefektivnějšímu řešení při archivování patří úložné boxy, které jsou optimální pro vložení spisů ve formátu A4.

• Pro jasnou evidenci obsahu disponuje každý archivační box popisným polem.
• Díky svým rozměrů 340 × 100 × 297 mm komfortně umístíte až pět boxů do jedné archivační krabice ve formátu 516 × 348 × 305 mm.
• Každý archivační obal je vybaven také víkem pro ochranu před prachem a zamezení znečištění vložených dokumentů. Archivační krabice z lepenky ze sortimentu RAJA se navíc vyznačují vysokou pevností a stabilitou.

Archivační spony

Praktickými prostředky při archivování jsou také speciální archivační spony, jejichž prostřednictvím snadno vyjmete veškerý obsah z pořadače. Dokumenty poté snadno svážete a vložíte do připraveného pořadače.

Správné popisky vám ušetří čas

Na úložné boxy je dobré si poznačit nejen klasické údaje, o jaké dokumenty se jedná a kterého období se týkají, ale také datum, do kdy je nezbytné tyto dokumenty archivovat. To vám usnadní spoustu práce s jejich procházením a tříděním, až tato lhůta uplyne.

V RAJA e-shopu najdete mnoho praktických pomůcek pro ukládání dokumentů. Nabízíme různé archivační kartonové boxy a krabice na šanony, papíry a složky.

Víte, že naše krabice na archivaci dokumentů lze pohodlně otevřít z boku, takže se zpětně k dokumentům dostanete velmi snadno, aniž byste celou krabici museli vytahovat z regálu?