Vedle počítače a tužky je papír nejpoužívanější pracovní pomůckou v kanceláři. A není papír jako papír – každý má jiné vlastnosti, které jsou uvedeny v následujícím průvodci.

STUPEŇ BĚLOSTI

Stupeň bělosti je naměřená hodnota pro „bělost“ předmětu, v tomto případě papíru. Protože lidské oko vnímá rozdílné bílé odstíny, jsou tyto hodnoty vypočítány na základě standardních postupů měření a normovaných podmínek , jako je např.: osvětlení papíru. Označení CIE – Commission Internationale de l’Éclairage („Mezinárodní komise pro osvětlení“) se rozsáhle zabývá barvami a v oblasti standardizace spolupracuje se známými organizacemi jako je ISO (Mezinárodní organizace pro normalizaci). Čím vyšší je naměřená hodnota, tím vyšší je stupeň bělosti papíru. U papíru použitého v kancelářích leží tato hodnota přibližně u 160. Vysoký stupeň bělosti působí velmi cenným dojmem a barevný tisk se vykazuje jasným a silným výrazem.

GRAMÁŽ

Gramáž je ukazatelem kvality papíru a popisuje plošnou hmotnost, tedy hmotnost v poměru k ploše materiálu. V souladu s tím se uvádí v gramech na čtvereční metr (g/m², g/qm nebo gqm). Standardní kopírovací papír má obvykle plošnou hmotnost 80 g/m². V tomto případě mluvíme o 80g papíře. Příliš nízká gramáž způsobuje ohýbání a trhání papíru a také není vhodná pro oboustranný tisk, který by silně prosvítal. Gramáž také ovlivňuje hmotnost papíru a tak může mít vliv na poštovní náklady. Ve snaze ušetřit na poštovních nákladech jsou dopisy často tištěny na papír s nižší gramáží.

OPACITA

Opacita kancelářského papíru hraje důležitou roli pro oboustranný tisk. Opacita je opakem transparentnosti a popisuje vlastnost nepropouštět světelné paprsky. Opacita se vyjadřuje v procentech od 0 (zcela průhledné) do 100% (zcela neprůhledné). Papír, který má být potištěn po obou stranách je požadovaná neprůhlednost nejméně 80%. V případě nízké opacity papíru tisk na zadní straně prosvítá a je nečitelný.

TLOUŠŤKA PAPÍRU

Tloušťka papíru popisuje tloušťku v mm nebo v mikronech. Papír použitý v kancelářích se zpravidla pohybuje v tloušťce 0,1 mm. Rozdíl pouhým okem není viditelný. Samozřejmě platí, čím vyšší tloušťka papíru, tím vyšší kvalita a neprůhlednost.

DIN FORMÁTY

DIN formáty jsou nejčastější údaje velikosti listu papíru. Byly vyvinuty německým institutem pro normalizaci (DIN) a později standardně upraveny téměř ve všech zemích (výjimkou jsou například Severoamerické státy). V každodenním životě jsou běžné formáty například DIN A2 (420 x 594 mm pro plakáty), DIN A4 (210 x 297 mm pro dopisy) nebo DIN A6 (105 x 148 mm pro letáky). V oblasti kancelářských kopií je obvykle vyžadován papír o formátu A4 nebo pro větší výtisky formát A3.

MULTIFUNKČNOST

Univerzální (nebo také multifunkční) označení papíru znamená, že je vhodný pro každodenní běžné použití a také vhodný pro všechny kancelářské stroje. Povrch papíru je přizpůsoben tak, aby inkoust inkoustové a laserové tiskárny dobře držel a rychle schnul. Rovněž je univerzální papír vhodný pro kopírování a faxování. Naproti tomu je speciální papír určen pouze pro určitý účel. Například fotografický papír má lesklý povrch a tudíž je nevhodný pro obchodní korespondenci.